Το πλαίσιο Kanban

Ως στρατηγικός διαχειριστής και καινοτόμος στοχαστής, προσπαθώ πάντα να εφαρμόζω κατά τη διάρκεια της εργασίας μου νέες μεθόδους και ανατρεπτικές προσεγγίσεις που θα βοηθήσουν στη βελτίωση της ποιότητας της εργασίας. Όταν αποδέχεστε ένα έργο ή ξεκινάτε κάτι νέο, είναι απαραίτητο να παραμένετε οργανωμένοι προκειμένου να διαχειρίζεστε τον τεράστιο φόρτο εργασίας. Το ίδιο συμβαίνει και με τους οργανισμούς σε μια διαδικασία ανάπτυξης προϊόντων, όταν όλοι προσπαθούν για το καλύτερο αποτέλεσμα. Πολλές φορές καλούμαι να επιλύσω σύνθετα προβλήματα διαχείρισης έργων, που σχετίζονται με την πολυπραγμοσύνη και τις αλληλεπικαλυπτόμενες δραστηριότητες. Ένα από τα πολλά εργαλεία που προτείνω είναι το "The Kanban Board", το οποίο θεωρώ ότι είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος οργάνωσης του φόρτου εργασίας σας.

Λιτή παραγωγή (Lean Production)

Το Lean είναι ένα σύνολο εργαλείων που βοηθούν στον εντοπισμό και την εξάλειψη της σπατάλης που μπορεί να βελτιώσει την ποιότητα, καθώς και τον χρόνο και το κόστος παραγωγής. Λιτή παραγωγή "Lean" σημαίνει παραγωγή χωρίς σπατάλες. Η λιτή κατασκευή ή λιτή παραγωγή είναι μια μέθοδος παραγωγής που προέρχεται από το λειτουργικό μοντέλο της Toyota του 1930 "The Toyota Way" (Toyota Production System, TPS). Η έννοια της "Λιτής Σκέψης" προήλθε από το Σύστημα Παραγωγής της Toyota , το οποίο προσδιόριζε την αξία κάθε διαδικασίας διακρίνοντας τις δραστηριότητες ή τα βήματα που προσθέτουν αξία από τις δραστηριότητες ή τα βήματα που δεν προσθέτουν αξία και εξαλείφοντας τη σπατάλη, έτσι ώστε κάθε βήμα να προσθέτει αξία στη διαδικασία (Antony, 2011). Ο Ohno (1988) περιγράφει τη λιτή παραγωγή ως έναν εναλλακτικό τρόπο οργάνωσης της μαζικής παραγωγής, υποδηλώνοντας ότι οι μεγάλοι όγκοι συνδέονται εγγενώς με το παράδειγμα της λιτής παραγωγής. Οι Jones και Womack (2017) περιγράφουν τη λιτή σκέψη και πρακτική ως την πιο επιτυχημένη προσέγγιση για τη βελτίωση των επιχειρήσεων της γενιάς μας, υποδηλώνοντας ότι έχει ξεπεράσει πολλές άλλες προσεγγίσεις βελτίωσης και έχει υιοθετηθεί από οργανισμούς σε όλα τα είδη βιομηχανιών σε όλο τον κόσμο.

Η λιτή παραγωγή αποτελείται από πέντε βασικές αρχές:

1. Προσδιορίστε επακριβώς την αξία ανά συγκεκριμένο προϊόν, που επιθυμεί ο πελάτης.

2. Προσδιορίστε τη ροή αξίας για κάθε προϊόν, αμφισβητώντας τις σπατάλες

3. Να ρέει η αξία χωρίς διακοπές, συνεχώς μέσω των υπόλοιπων σταδίων προστιθέμενης αξίας.

4. Αφήστε τον πελάτη να αντλήσει αξία από τον παραγωγό

5. Επιδίωξη της τελειότητας

Types of waste

Σύστημα Kanban

Το Kanban είναι ένα σύστημα χρονοπρογραμματισμού για την λιτή παραγωγή και την παραγωγή just-in-time (JIT). Η παραγωγή "just-in-time" είναι μια μεθοδολογία που αποσκοπεί κυρίως στη μείωση των χρόνων εντός του συστήματος παραγωγής, καθώς και των χρόνων απόκρισης από τους προμηθευτές και τους πελάτες. Η προέλευση και η ανάπτυξή της ήταν στην Ιαπωνία, κυρίως στις δεκαετίες του 1960 και 1970 και ιδιαίτερα στην Toyota. Το "Just-In-Time" είναι μια προσέγγιση που βασίζεται στις απαιτήσεις του πελάτη. Στόχος αυτής της προσέγγισης είναι η δημιουργία μεγαλύτερης αξίας για τον πελάτη, χωρίς να επιβαρύνεται με επιπλέον κόστος.

Ο όρος Kanban είναι ιαπωνικός και κυριολεκτικά σημαίνει "οπτικό σήμα" ή "πινακίδα". Πρόκειται για μια αρχή διαχείρισης που προέρχεται από το σύστημα παραγωγής της Toyota. Στα τέλη της δεκαετίας του 1940, η Toyota ενσωμάτωσε την παραγωγή "Just in Time" στις διαδικασίες εργασίας της. Ο Taiichi Ohno, βιομηχανικός μηχανικός της Toyota, ανέπτυξε το kanban για να βελτιώσει την αποδοτικότητα της παραγωγής. Το kanban είναι μια μέθοδος για την επίτευξη του JIT, καθώς οι Sugimori et al. (1977) περιγράφουν το σύστημα Kanban ως το σύστημα ελέγχου παραγωγής που αναπτύχθηκε για την υλοποίηση της παραγωγής "just-in-time". Το σύστημα πήρε το όνομά του από τις κάρτες που παρακολουθούν την παραγωγή μέσα σε ένα εργοστάσιο.

Το Kanban αναφέρεται στην πραγματικότητα στην πινακίδα στην οποία τυπικά αναγράφονταν οι λεγόμενες κάρτες Kanban:

Kanji characters for Kanban

"Χαρακτήρες Kanji για Kanban"

Ο πρώτος χαρακτήρας - Kan - αποτελείται από τα σύμβολα του χεριού και του ματιού. Αναπαριστά έναν άνδρα που προστατεύει το μέτωπό του για να βλέπει καθαρά και σημαίνει "κοιτάζω προσεκτικά".

Ο δεύτερος χαρακτήρας - Ban - αποτελείται από τα σύμβολα για το δέντρο, το ξύλο και τον τοίχο. Αντιπροσωπεύει μια ξύλινη σανίδα που ακουμπάει σε έναν τοίχο και σημαίνει κυριολεκτικά "ξύλινη σανίδα".

Στην ουσία, λοιπόν, το Kanban σημαίνει "κοιτάζω προσεκτικά την ξύλινη σανίδα".

Αρχικά, οι κάρτες Kanban αποτελούν βασικό συστατικό του kanban και σηματοδοτούν την ανάγκη μετακίνησης υλικών εντός μιας εγκατάστασης παραγωγής ή τη μετακίνηση υλικών από έναν εξωτερικό προμηθευτή στην εγκατάσταση παραγωγής. Η κάρτα kanban είναι, στην πραγματικότητα, ένα μήνυμα που σηματοδοτεί την εξάντληση προϊόντων, εξαρτημάτων ή αποθεμάτων. Όταν παραληφθεί, το kanban ενεργοποιεί την αναπλήρωση του εν λόγω προϊόντος, εξαρτήματος ή αποθέματος. Η κατανάλωση, επομένως, οδηγεί τη ζήτηση για περισσότερη παραγωγή, και η κάρτα kanban σηματοδοτεί τη ζήτηση περισσότερων προϊόντων - έτσι οι κάρτες kanban συμβάλλουν στη δημιουργία ενός συστήματος με γνώμονα τη ζήτηση. Μια κάρτα kanban είναι ένα σήμα που παρέχει την εξουσιοδότηση για την παραγγελία ή την παραγωγή εξαρτημάτων, όπως για την αναπλήρωση εκείνων που έχουν καταναλωθεί με τον τρόπο "πάρε ένα, φτιάξε ένα".

Η λιτή παραγωγή είναι μια παραγωγή που ανταποκρίνεται σε υψηλές απαιτήσεις απόδοσης ή υπηρεσιών με πολύ λίγα αποθέματα. Σε ένα λιτό σύστημα παραγωγής, το Kanban ως εργαλείο μπορεί να ελέγχει τα επίπεδα των αποθεμάτων ασφαλείας στο σύστημα για τη ρύθμιση της παραγωγής. Για την λιτή παραγωγή, το Kanban χρησιμεύει ως εργαλείο για τη ρύθμιση των ποσοτήτων παραγωγής. Στο κατασκευαστικό περιβάλλον, τα Kanban είναι σήματα που χρησιμοποιούνται για την αναπλήρωση του αποθέματος των αντικειμένων που χρησιμοποιούνται επαναλαμβανόμενα μέσα σε μια εγκατάσταση (Balram, 2003). Το σύστημα Kanban είναι μία από τις στρατηγικές παραγωγής για λιτή παραγωγή με ελάχιστα αποθέματα και μειωμένο κόστος.

Το Kanban έγινε ένα αποτελεσματικό εργαλείο για την υποστήριξη της λειτουργίας ενός συστήματος παραγωγής στο σύνολό του και ένας εξαιρετικός τρόπος για την προώθηση της βελτίωσης. Οι προβληματικές περιοχές αναδεικνύονται με τη μέτρηση του χρόνου παράδοσης και του χρονικού κύκλου της πλήρους διαδικασίας και των βημάτων της διαδικασίας. Τα συστήματα χρονοπρογραμματισμού Kanban εφαρμόζουν πρωτότυπες λιτές έννοιες για τον συντονισμό των ουρών εργασίας (Tregubov and Lane, 2015). Γενικά, υπάρχουν ποικιλίες εργαλείων και τεχνικών που χρησιμοποιούνται για τον καθορισμό ενός αποτελεσματικού συστήματος παραγωγής σε μια εταιρεία. Το σύστημα Kanban είναι μόνο ένα από τα εργαλεία και τις τεχνικές που χρησιμοποιούνται στην λιτή παραγωγή, εκτός από άλλες τεχνικές. Η χρήση ενός συστήματος Kanban είναι μια στρατηγική επιχειρησιακή απόφαση που πρέπει να χρησιμοποιείται στις γραμμές παραγωγής. Βοηθά στη βελτίωση της παραγωγικότητας της εταιρείας και ταυτόχρονα στην ελαχιστοποίηση της σπατάλης στην παραγωγή. Το σύστημα Kanban απαιτεί παραγωγή μόνο όταν υπάρχει ζήτηση για προϊόντα.

Πίνακας Kanban και κάρτες Kanban

Το Kanban χρησιμοποιείται ως μηχανισμός οπτικοποίησης της εργασίας στη διαχείριση έργων, όπου οι πίνακες Kanban και οι καθημερινές συναντήσεις ήταν οι πρωταρχικοί μηχανισμοί επιτυχίας. Το Kanban είναι πολύ ευέλικτο. Μπορεί εύκολα να επικαλύψει τις υπάρχουσες ροές εργασίας, χωρίς να διαταράξει τα ήδη υπάρχοντα συστήματα. Παρ' όλα αυτά, το Kanban θα εντοπίσει φυσικά τα προβλήματα στη διαδικασία και θα τα διορθώσει. Επιπλέον, το Kanban είναι ευέλικτο και εύκολο στην εφαρμογή. Επίσης, το Kanban μπορεί να εισαχθεί σταδιακά χωρίς το φόβο του "πολιτισμικού σοκ". Ως εκ τούτου, με το Kanban, δεν υπάρχει ανάγκη να γίνουν δραστικές αλλαγές και βαριά διαχείριση οργανωτικών αλλαγών.

Το Kanban μπορεί απλά να μεταφραστεί ως "πίνακας" και παρέχει μια αποτελεσματική μορφή οπτικής διαχείρισης για τον έλεγχο της παραγωγής σε οποιοδήποτε περιβάλλον. Ο πίνακας Kanban είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να οπτικοποιήσετε τη ροή εργασιών σας και να δώσετε στην ομάδα σας τη δυνατότητα να αποκτήσει τον έλεγχο του τι πρόκειται να γίνει και τι βρίσκεται υπό επεξεργασία. Οι πίνακες Kanban επιτρέπουν την αντιμετώπιση της έλλειψης ορατότητας της διαδικασίας σε ένα πολυεπίπεδο περιβάλλον. Ο σκοπός των πινάκων Kanban είναι να παρέχουν ορατότητα της εργασίας σε εξέλιξη. Έτσι, ένας πίνακας Kanban χρησιμοποιείται για την οπτικοποίηση και την υλοποίηση της διαθέσιμης εργασίας, της εργασίας σε εξέλιξη και της ολοκληρωμένης εργασίας, ως αποτελεσματικό μέσο διαχείρισης διαδικασιών.

Ο πίνακας Kanban είναι ένα από τα εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εφαρμογή του Kanban για τη διαχείριση της εργασίας σε προσωπικό ή οργανωτικό επίπεδο. Μπορείτε να δημιουργήσετε τον δικό σας πίνακα Kanban και να τον χρησιμοποιείτε καθημερινά, μετατρέποντας έναν ασπροπίνακα σε πίνακα εργασιών, για να σας βοηθήσει να οργανώσετε όλα τα έργα σας. Ένας πίνακας Kanban αποτελείται από 5 στήλες που χρησιμοποιούνται για την οργάνωση των εργασιών.

1. Αναμονή ή Ιστορίες-Ιδέες (Backlog or Stories-Ideas)

2. Ζητήθηκε ή πρέπει να γίνει (Requested or To do)

3. Σε εξέλιξη ή Υπό εκτέλεση (In progress or Doing)

4. Σε αναθεώρηση ή Επαλήθευση-Δοκιμή (In review or Verifying-Testing)

5. Ολοκληρώθηκε ή Τελείωσε (Completed or Done)

Υπάρχει επίσης, μερικές φορές, μια 6η οριζόντια λωρίδα για επείγουσες εργασίες "Fast track - Urgent".

Kanban Board

Στην πρώτη στήλη τοποθετείτε όλες τις ιδέες σας, σε ένα backlog, κάθε ιδέα γραμμένη σε ένα διαφορετικό αυτοκόλλητο σημείωμα (κάρτα Kanban). Στη δεύτερη στήλη, επιλέγετε ορισμένες από τις ιδέες από τη στήλη των ιδεών και τις μεταφέρετε στα δεξιά, στη 2η στήλη, σε κατάσταση αναμονής προκειμένου να τις πραγματοποιήσετε. Σε αυτή τη στήλη, προσθέτετε επίσης τις εργασίες που δεν σχεδιάζατε να κάνετε αλλά σας ανατέθηκαν ή σας ζητήθηκαν από άλλους. Στη συνέχεια, από αυτή τη στήλη με τα αιτήματα επιλέγετε τις εργασίες που θα αρχίσετε να δουλεύετε και τις μεταφέρετε στα δεξιά, στη στήλη "Σε εξέλιξη". Όταν τελειώσετε την εργασία σας, τοποθετείτε αυτή την εργασία "σε αναθεώρηση" (4η στήλη) και αρχίζετε να εργάζεστε σε κάτι άλλο από την 3η στήλη. Αργότερα μπορείτε να επιστρέψετε για να ελέγξετε τις εργασίες της 4ης στήλης ή να ζητήσετε από κάποιον άλλο να συμμετάσχει στην επαλήθευση, ανάλογα με τη φύση της εργασίας. Τέλος, κάθε εργασία που έχει επαληθευτεί, μεταφέρεται στην τελευταία στήλη σηματοδοτώντας ότι η εργασία αυτή έχει "τελειώσει". Εάν έχετε περισσότερες εργασίες και μια πιο σύνθετη οργανωτική δομή, μπορείτε να σχεδιάσετε οριζόντιες λωρίδες "πισίνας" για κάθε τμήμα (επόμενη εικόνα). Όπως καταλαβαίνετε, δημιουργείτε μια δυναμική ροή εργασιών και οπτικοποιείτε την πρόοδό σας καθώς μετακινείτε τις κάρτες στον πίνακα. Δημιουργείτε μια διαδικασία για κάθε έργο και μπορείτε να εντοπίζετε τα σημεία συμφόρησης, την υπερφόρτωση εργασίας και τις καθυστερήσεις καθώς μετακινείτε τις κάρτες.

Ακολουθώντας τη γενική αρχή “one-out-one-in” ("ένα-έξω-ένα-έξω"), μόλις ολοκληρωθεί μία από τις εργασίες "σε εξέλιξη" ή "υπό εξέταση", η χωρητικότητα γίνεται διαθέσιμη για την επεξεργασία μίας από τις εργασίες "To-do". Αυτό στη συνέχεια απελευθερώνει τη χωρητικότητα για την επόμενη εργασία από το "Backlog" που πρέπει να μεταφερθεί στο "To-do". Τα μέλη της ομάδας έχουν τη δυνατότητα να διαχειρίζονται τη ροή εργασίας μετακινώντας τα ίδια τις κάρτες στον πίνακα, σε πραγματικό χρόνο. Με βάση την αρχή της συνεχούς εργασίας σε εξέλιξη, ο πίνακας Kanban περιορίζει αισθητά τον αριθμό των εργασιών που μπορούν να ανατεθούν. Έχοντας θέσει ένα όριο για το Work in Progress - WIP (εργασία σε εξέλιξη), ή αυτό που οι Hopp & Spearman (2004) αναφέρουν ως WIP-cap, δημιουργείται ένας μηχανισμός έλξης στον πίνακα Kanban. Αυτό υποδηλώνεται οπτικά από το γεγονός ότι υπάρχει επίσης περιορισμένος χώρος στον πίνακα για επιπλέον κάρτες.

Χρησιμοποιώντας έναν πίνακα Kanban

Οι πίνακες Kanban απεικονίζουν οπτικά την εργασία σε διάφορα στάδια μιας διαδικασίας χρησιμοποιώντας κάρτες για την αναπαράσταση των στοιχείων εργασίας και στήλες για την αναπαράσταση κάθε σταδίου της διαδικασίας. Οι κάρτες μετακινούνται από αριστερά προς τα δεξιά για να δείξουν την πρόοδο και να βοηθήσουν στο συντονισμό των ομάδων που εκτελούν τις εργασίες. Οι πίνακες Kanban μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε εργασίες γνώσης ή σε διαδικασίες παραγωγής. Υπάρχουν πολλές εφαρμογές των πινάκων Kanban στην πράξη, όπως η ανάπτυξη προϊόντων, η ανάπτυξη λογισμικού, η υγειονομική περίθαλψη, η διοίκηση ανθρωπίνου δυναμικού, η οργανωτική στρατηγική και η ηγεσία στελεχών, οι ομάδες μάρκετινγκ, η διαχείριση προσωπικών εργασιών, οι ομάδες ελέγχου. Υπάρχουν πολλές εταιρείες που έχουν εφαρμόσει αυτό το πλαίσιο για να παραμείνουν οργανωμένες και να αναπτυχθούν.

Example of real implementation of Kanban board.

Κάθε ομάδα μπορεί να δημιουργήσει τον δικό της πίνακα Kanban για να οργανώσει τα έργα της. Σε έναν πίνακα Kanban, μπορείτε να οπτικοποιήσετε και να εντοπίσετε τις αδυναμίες στη ροή εργασιών, να περιορίσετε τις εργασίες σε εξέλιξη και να επικεντρωθείτε σε ένα πράγμα κάθε φορά. Ο γενικός στόχος του πίνακα είναι η κατανομή της γνώσης και της ενέργειας σε όλο τον πίνακα, διασφαλίζοντας ότι δεν βρίσκονται σε εξέλιξη πάρα πολλά αντικείμενα ταυτόχρονα. Με τον τρόπο αυτό εξοικονομείται χρόνος και παρακολουθείται ολόκληρη η ροή εργασίας και οι εργασίες που ολοκληρώνονται. Μπορείτε εύκολα να εφαρμόσετε βελτιώσεις και να ελαχιστοποιήσετε τη σπατάλη χρόνου. Αυτό στην πραγματικότητα αντικατοπτρίζεται αρκετά καλά όταν εξετάζει κανείς την εφαρμογή της λιτής σκέψης και πρακτικής, όπου η ευέλικτη προσέγγιση προωθεί τη χρήση του Kanban με την πιο πρωτόγονη έννοιά του - την πινακίδα.

Κάθε μέρα, όλα τα μέλη της ομάδας συγκεντρώνονται γύρω από τον πίνακα Kanban σε αυτό που είναι γνωστό ως καθημερινή συνάντηση (συνήθως διάρκειας το πολύ 15 λεπτών). Κατά τη διάρκεια αυτής της συνάντησης, οι συμμετέχοντες συζητούν τι επιτεύχθηκε την προηγούμενη ημέρα, το σχέδιο για σήμερα και τυχόν προβλήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν προκειμένου να επιτευχθεί το σχέδιο. Με αυτόν τον τρόπο, το Kanban ενθαρρύνει, προωθεί και ενισχύει επίσης τη συνεργασία και την ομαδική επίλυση προβλημάτων για την αύξηση της απόδοσης του συστήματος παραγωγής (Powell, 2018). Επιπλέον, είναι σημαντικό κάθε μέλος της ομάδας να επικεντρώνεται σε λίγες εργασίες, θέτοντας όρια στις κάρτες που μπορούν να βρίσκονται στον πίνακα ή να κολλήσουν σε κάποιον.

Η δημιουργία ενός πίνακα Kanban είναι πολύ εύκολη. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένας πίνακας και αυτοκόλλητες σημειώσεις. Υπάρχουν επίσης ηλεκτρονικές εικονικές λύσεις που περιλαμβάνουν πίνακες Kanban για να οπτικοποιήσετε την πρόοδό σας καθώς μετακινείτε κάρτες στον πίνακα και να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας.

Ο πίνακας Kanban είναι ένα αποτελεσματικό μέσο για τον έλεγχο της παραγωγής σε περιβάλλοντα με υψηλό μείγμα και χαμηλό όγκο (Powell, 2018). Η φιλοσοφία Kanban και οι πίνακες εργασιών χρησιμοποιούνται επίσης στην διαχείριση έργων για τον συντονισμό των εργασιών σε ομάδες έργων, επιτυγχάνοντας μείωση του χρόνου παράδοσης κατά σχεδόν 50%. Η εφαρμογή του Kanban μπορεί να περιγραφεί με τον ακόλουθο τρόπο:

• Η ροή εργασίας αποτελείται από λογικά βήματα.

• Υπάρχουν δύο βήματα σε μια απεικόνιση ροής εργασίας, η ουρά και η εργασία σε εξέλιξη.

• Η υπεύθυνη ομάδα αποφασίζει για το μέγιστο ποσό εργασίας που μπορεί να χωρέσει κάθε βήμα της ροής εργασίας.

• Η εργασία ωθείται στο βήμα ουρά και τραβιέται στο βήμα σε εξέλιξη.

• Εάν είναι απαραίτητο, η εργασία σταματά σε δύο διαδοχικά στάδια για την αντιμετώπιση της συμφόρησης.

Το πλαίσιο Kanban είναι ένα πολύ χρήσιμο δυναμικό εργαλείο για τη διαχείριση έργων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οποιονδήποτε ασχολείται με τεράστιο φόρτο εργασίας και θέλει να μεγιστοποιήσει τα παραδοτέα.